Arve kohustuslikud rekvisiidid

 

05.03.2013

Vaatamata sellele, et arved on saanud lahutamatuks osaks meie igapäevasest elust, võib tihti kõigi arve kohustuslike rekvisiitide leidmine põhjalikuma otsimiseta keerukaks osutuda. Tulenevalt eeltoodust on järgneva artikli eesmärgiks anda ülevaade, millised seadused reguleerivad arvete rekvisiitidega seonduvat, mida on kohustuslik arvetele märkida ning kas mõne sellise rekvisiidi puudumisega võib kaasneda ka maksurisk.

Arvet võib nimetada üheks majandustehingu toimumist tõendavaks dokumendiks, mis on seega ka raamatupidamise algdokumendiks. Raamatupidamise seaduse (edaspidi RPS) § 7 kohaselt peavad algdokumendil olema kajastatud järgnevad andmed:

  1. dokumendi nimetus ja number;
  2. koostamise kuupäev;
  3. tehingu majanduslik sisu;
  4. tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
  5. tehingu osapoolte nimed;
  6. tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;
  7. majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;
  8. vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

Algdokumentidele ei kohaldata punktis 6-8 nõutud andmeid, kui need sisalduvad algdokumentide alusel koostatud koonddokumentides.

Tuletame lühidalt meelde, et vastavalt käibemaksuseadusele (edaspidi KMS) tuleb arve esitada seitsme kalendripäeva jooksul alates käibe toimumisest. Kauba ühendusesisese käibe korral või teise liikmesriigi maksukohuslasele teenuse osutamisel tuleb arve väljastada kauba lähetamisele või kättesaadavaks tegemisele või teenuse osutamisele järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks. Arve väljastab maksukohustuslane ise, tema nimel ja arvel tegutsev isik, kauba soetaja või teenuse saaja.

Olgu veel mainitud, et kuigi arvete elektroonne väljastamine on saanud tavapäraseks, ei maksa unustada, et KMS § 37 lõike 6 järgi  on selleks vajalik kauba soetaja või teenuse saaja nõusolek, vastasel korral tuleb arve väljastada paberkandjal.

Teatud juhtudel ei olegi arve väljastamine kohustuslik. Tarbijakaitseseaduse § 4 ütleb, et kaupleja peab tarbijale andma kauba või teenuse ostmist tõendava dokumendi, kuid kui tarbija poolt tasutav summa on alla 20 euro, antakse see dokument ainult tarbija nõudmisel. Seega eraisikutele alati arvet ei väljastata, kui nad selleks soovi ei avalda. Näiteks sularahamüügi puhul eraisikutele võib müüja koostada enda raamatupidamise jaoks koonddokumendi, selle asemel, et igale ostjale eraldi arve esitada. Sellel koonddokumendil peavad olema kirjas kuupäev, müüdud kaupade tükihinnad, kogused ning summad. Ka KMS-st tulenevalt ei pea füüsilisele isikule arvet väljastama, välja arvatud juhul, kui kaupa müüakse kaugmüügi korras, võõrandatakse uus transpordivahend ning tax-free müügi ja maksuvaba käibe korral.

 

Lisaks RPS-is toodud algdokumentidele kehtivatele nõuetele kaasnevad täiendavad nõuded, kui arve esitaja registreerib ennast käibemaksukohuslaseks. Need nõuded on ära toodud KMS §-s 37. RPS-st tulenevad nõuded algdokumendile ühtivad suures osas KMS-s toodud nõuetega, kuid viimane sätestab detailsemad nõuded seoses käibemaksukohustuslaseks olekuga (nt käibemaksukohustuslasena registreerimise number). KMS-ist lähtudes tuleb arvele märkida järgnev:

  1. arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
  2. maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;
  3. kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress;
  4. kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;
  5. kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
  6. kauba kogus või teenuse maht;
  7. kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
  8. kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
  9. maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
  10. tasumisele kuuluv käibemaksusumma (eurodes), välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel.

KMS § 37 lg 8 on loetletud olukorrad, kus arvele on kohustuslik märkida täiendavad viited KMSile, nõukogu direktiivile 2006/112/EÜ1 või seaduses sätestatud tekstile. Näiteks kauba ühendusesisese käibe korral on vajalik viide artiklile 138, teenuse saajal lasuva maksukohustuse puhul märge “pöördmaksustamine“. Alates 2013. aastast on erikordade kohta sätestatud konkreetne märge, nt “kasuminormi maksustamise kord- kasutatud kaubad“, endale arvet väljastades on märkeks aga “endale arve koostamine“. Täielik nimekiri arvele märgitavatest viidetest on välja toodud SIIN.

Olgu märgitud, et kreeditarvet käsitletakse kui arvet, millele kehtivad KMS § 37 nõuded ning lisaks peab sellel olema viide konkreetsele arvele, mille kohta kreeditarve esitatakse.

KMS võimaldab väljastada lihtsustatud arvet, kuid seda vaid reisijateveo teenuse osutamisel või kui arve väljastatakse parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali vms aparaadi kaudu. Lihtsustatud arve võib väljastada, kui sellel olev summa ei ületa 160 eurot ilma käibemaksuta. Sellele tuleb märkida arve number, maksukohustuslase nimi ja registreerimise number, kauba või teenuse nimetus või kirjeldus, maksustatav summa ning käibemaksu summa. Lihtsustatud arvel ei pea müüja märkima ostja nime ega aadressi, aga ostja on kohustatud ise märkima arvele oma nime ja käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri.

 

Riigikohus on öelnud2, et ainuüksi arve vorminõude rikkumine ei tähenda, et tegemist pole raamatupidamisarvestuse algdokumendiga. Maksuõiguse üldine põhimõte on, et maksustamisel lähtutakse tehingu majanduslikust sisust ning seda on ka riigikohus toonitanud leides3, et maksuamet ja kohtud peavad hindama, kas vormiveaga kuludokument tõendab maksumaksja majandustehingut. Samas kohtuasjas on riigikohus välja toonud, et parandatava vormiveaga kuludokumendi puhul peab maksuhaldur tegema maksumaksjale ettepaneku esitada määratud tähtpäevaks puuduvad andmed.

 

Tulenevalt eeltoodust võib öelda, et nõuded arve rekvisiitidele tulevad eelkõige raamatupidamiseseadusest. Käibemaksukohustuslaseks registreerimisega kaasnevad arvetele täiendavad nõuded, mis tulenevad käibemaksuseadusest. Kui arvele jääb kohustuslik rekvisiit märkimata, siis maksuriski hajutab see, kui maksumaksja täiendavaid tõendeid esitades välistab pettuse toimumise.

 

Lisaks tulenevalt äriseadustiku § 15 lg 2 peab ettevõtja ärilistel dokumentidel lisaks ettevõtja ärinimele ja asukohale olema märgitud ka äriregistri kood.

 

Autorid: Helen Aariste, CV, BDO Eesti AS raamatupidaja-konsultant,

Ave Rego, BDO Eesti AS konsultant

Allikas: BDO Eesti AS

Avaldatud 05.03.2013 Raamatupidamis- ja maksuinfoportaalis  www.rmp.ee